Inventarierea stocurilor este o adevarata provocare pentru firmele care detin un volum mare de stocuri, de sortimente diferite, greu de numarat si de identificat, astfel ca pentru aceasta activitate trebuie alocat timp de lucru si personal pregatit iar uneori trebuie intrerupt procesul de productie.
Toate aceasta se traduc in costuri, care pot fi mai mici sau mai mari in functie de cat de bine este organizat procesul.
Iata 8 modalitati de a face ca inventarierea sa se deruleze mai rapid si mai usor:
1.Documenteaza tot procesul intr-o procedura scrisa de inventariere pe care sa te asiguri ca toti angajatii o cunosc. Procedura trebuie sa fie simpla, adaptata la cerintele activitatii firmei tale, astfel incat sa poata fi parcursa cu usurinta si inteleasa de toti. Poti sa te bazezi pe experienta anilor precedenti si poti sa soliciti feedback-ul celor implicati direct in inventariere.
Existenta unei proceduri de inventariere este de altfel si un element obligatoriu cerut de legislatie.
2.Alege un soft care sa iti permita mobilitate, adica sa poti sa te deplasezi cu un aparat mobil si sa culegi direct informatia faptica. Practic sari peste o etapa – in loc sa culegi datele pe hartie si apoi sa le introduci in aplicatie, faci direct inregistrarea in aplicatie – aceasta inseamna economie de timp, de hartie si mai putine erori de operare.
Iata de exemplu in Smart Bill poti sa autocompletezi lista cu toate produsele din stoc si cu cantitatea scriptica, apoi sa te deplasezi cu un dispozitiv mobil sau cu un laptop si sa inregistrezi cantitatea faptica.
Aplicatia va completa automat diferenta dintre cantitatea scriptica si faptica :
Apoi va genera automat lista de inventar pe care membrii comisiei vor trebui sa o semneze.
Desigur ca poti merge si pe varianta traditionala de inventariere cu pregatirea listelor, tiparirea lor, apoi completarea de mana si introducerea in sistem insa simplificarea prezentata mai sus este de un real ajutor atunci cand ai timp limitat.
3.Daca personalul care efectueaza numararea cunoaste bine produsele din stoc ai din start mai multe avantaje: vor identifica produsele mai usor si fara riscul de a confunda sortimentele, vor sti exact unde se gasesc in gestiune si vor stabili mai rapid stocul. Daca la numararea stocurilor intr-o fabrica de productie este numit un angajat al departamentului de resurse umane, acestuia ii va fi greu pana se va obisnui cu codurile, sortimentele similare si modul de depozitare.
Pentru ca sa nu existe confuzii este bine sa lucrezi cu coduri de produse pe care sa le poti incarca in aplicatia utilizata. Smart Bill propune acest lucru in etapa de configurare- adica poti sa alegi daca lucrezi sau nu cu coduri de produse:
4.Realizeaza inventarierea mai des pe parcursul anului prin sondaj, pentru anumite produse si in anumite gestiuni, pe rand, astfel incat sa nu ai surpize la final de an.
Printre surprize ar fi faptul de a identifica in anumite locuri de depozitare produse de a caror existenta nu stiai, identificarea unor erori de operare in soft care s-au perpetuat de la o luna la alta, etc. Este mai usor sa corectezi o eroare din timp, decat sa corectezi efectul cumulat al unei erori continue.
In Smart Bill poti selecta gestiunea pe care sa o inventariezi si codul produsului si astfel vei avea o lista restrictiva cu selectia dorita.
Astfel, daca angajatii din productie au si timp de inactivitate, il pot utiliza pentru a efectua astfel de inventarieri partiale.
5.Utilizeaza un soft care iti arata stocul in timp real. La inventariere este important ca la data la care se face inventarierea sa ai toate tranzactiile introduse si sa vezi in timp real stocurile. Astfel poti face mai usor reconcilieri, vezi fisele de magazie cu toate tranzactiile si poti identifica eventuale tranzactii gresite –de ex. NIR-gresit intocmit pe alt tip de produs, etc.
6.Nu in ultimul rand, fii atent la greselile de operare a inventarului si asigura-te ca poti corecta eventualele erori intr-un mod usor. Greselile sunt inevitabile in orice domeniu, in orice activitate si pentru oricine insa este importanta descoperirea lor la timp, posibilitatea de corectie si executarea acestor operatiuni fara consum prea mare de timp si energie.
In Smart Bill poti corecta si inventarul asa cum se poate corecta orice document, mai precis se poate modifica, anula sau sterge.
7.Pentru a evita greselile este bine sa ai o comisie care sa “auditeze” inventarul.
De exemplu, prin sondaj, pentru produsele foarte scumpe poti alege sa fie renumarate de o alta comisie de audit care sa valideze numararea. Apoi, dupa constatatarea diferentelor la inventar, acolo unde plusurile sau minusurile sunt mari, comisia de audit va renumara cantitatea faptica, pentru a dobandi astfel siguranta cu privire la sumele raportate faptic.
8.O data ce inventarul s-a incheiat, compara evolutia sa cu evolutia inventarelor precedente – vezi ce probleme au fost rezolvate mai repede , ce situatii noi au aparut si imbunatateste procedura pentru anul urmator.
